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Mit dem richtigen Werkzeug geht's einfacher: Microsoft Planner

Avatar of bb@cytracon.combb@cytracon.com - 28. Februar 2019 - Trends

Die Art und Weise, wie Menschen in Projekten zusammenarbeiten müssen, hat sich in heutiger Zeit enorm gewandelt: Beispielsweise finden Projekte in Unternehmen heute immer häufiger in abteilungsübergreifenden Teams parallel statt. Teamarbeit spielt eine wichtige Rolle, Kollaboration ist Grundvoraussetzung und Agilität wichtiger denn je. Dadurch steigt der Organisations- und Koordinationsaufwand für den Projektmanager enorm. Auf der anderen Seite schiessen regelmässig neue Projektmanagement Tools, wie Pilze aus dem Boden. Die Auswahl ist vielfältig und Unternehmen fragen sich oft "welches Tool erfüllt die Unternehmensanforderungen und kann dabei helfen die Projektprozesse wirksam zu steuern?"  

Wie das Sprichwort besagt: "Es ist kein Drama, wenn das Projekt nicht nach Plan läuft. Es ist ein Drama, wenn der Projektmanager nichts davon weiss!" 

Die grundlegenden Anforderungen an Planungs-Tools sind Flexibilität, Übersichtlichkeit und der orts- und zeitunabhängige Zugang für alle Projektmitglieder. Hierzu möchten wir Ihnen Office 365 Planner als vielversprechendes Instrument an die Hand geben und Ihnen erklären, wie Sie Ihre eigenen Projekte aufgleisen können. 

Von der Microsoft-Website: "Werden Sie produktiver mit nahtloser Teamarbeit! Mit Planner kann Ihr Team mühelos neue Pläne erstellen, Aufgaben organisieren und zuweisen, Dateien freigeben, aktuelle Aufgaben im Chat besprechen und sich über Fortschritte austauschen." 

Planner ist ein Leichtgewicht unter den Projektmanagement-Tools aus dem Hause Microsoft und ist eine sehr intuitiv bedienende, mobile und webbasierte Anwendung. 

Diese ist Bestandteil von Office 365 und in Office 365 Groups integriert. Mit Planner können Sie und Ihr Team Pläne erstellen, Aufgaben zuweisen, über bestehende Tasks chatten und mit Hilfe von Diagrammen den aktuellen Projektfortschritt Ihres Teams anzeigen lassen. Sie können Planner auch innerhalb von Microsoft Teams und SharePoint verwenden, des Weiteren ist eine Schnittstelle zu Outlook vorhanden. 


Plan, Bucket, Task – That’s it… 

Der Planner ist vom Prinzip her in drei einfache Ebenen unterteilt. Die oberste Ebene ist der Plan. Sie können einen Plan für Ihr Projekt, für Ihr Team, für eine Veranstaltung oder was auch immer Sie planen möchten, erstellen. Für jeden Plan legen Sie fest, wer am Projekt teilnehmen darf. Diese Gruppe von Personen kann den Plan sehen, den Plan bearbeiten und Aufgaben zugewiesen bekommen. Jeder Plan ist in mehrere Buckets untergliedert. Weiter werden den Buckets eine Reihe von Tasks untergeordnet.

 

Behalten Sie den Überblick 

Benötigen Sie einen grösseren Überblick? Probieren Sie die Ansicht Diagramme aus, um einen schnellen Blick auf den Gesamtstatus des Plans zu werfen. 

Mit Microsoft Planner können Sie Diagramme für die Aufgaben Ihres Teams erstellen. Dadurch wird jeder über den aktuellen Stand auf dem Laufenden gehalten, welche Aufgaben gerade in Bearbeitung, nicht begonnen, kritisch oder abgeschlossen sind. 


Welches Abonnement stellt Microsoft Planner zur Verfügung?

  • Business Essentials 
  • Business Premium 
  • Office 365 Enterprise E1 – E5 
  • Office 365 Education 

 

Eingrenzungen von Microsoft Planner: 

  • 250 aktive Aufgaben pro Plan (wird in einem späteren Release erweitert auf unbegrenzt) 
  • 250 zugewiesene Aufgaben pro Anwender unabhängig der Pläne 
  • 1500 Aufgaben unabhängig der vorhandenen Pläne 

 

Wo und für was kann Microsoft Planner eingesetzt werden? 

  • Abwickeln kleiner Projekte ohne komplexen Planungsaufwand 
  • Wenn keine Aufwands- und Kostenplanung für das Projekt erforderlich ist 
  • Wenn keine Aufgaben-Abhängigkeiten erforderlich sind 
  • Für agiles Vorgehen oder Scrum 
  • Start-Up Unternehmen 
  • Marketingmassnahmen 
  • Eventorganisation 
  • IT-Projekte 

 

Fazit 

Schnelle, einfache und somit positive Ergebnisse zählen heutzutage. Und genau das ist nun mit dem Microsoft Planner möglich geworden – Projekte können schnell und ohne grossen Aufwand eingeplant werden. 

Microsoft Planner kann Ihre Teams dabei unterstützen, ihre Aufgaben effektiv zu erledigen und sauber zu organisieren. Vor allem bekommen alle Teammitglieder einen sehr guten Projektüberblick. Mit Planner schaffen Sie Transparenz in den Projektprozessen, dies kann sich positiv auf die Arbeitsmoral des Teams und die Qualität der Ergebnisse auswirken. Dieses praktische Tool pflegt ganz klar den Kollaborationsgedanken in Ihrem Unternehmen. Eines ist sicher Microsoft Planner stellt zu Microsoft Project Online keine Konkurrenz dar. Bei einem umfangreichen Projekt eignet es sich nicht, da beispielsweise eine Gantt-Ansicht, die Aufwands- und Kostenplanung nicht zur Verfügung steht. Wird Planner für überschaubare Projekte eingesetzt, so kann es sich als sehr nützlich erweisen. 

Microsoft Planner ist auf verschiedenen Endgeräten verfügbar: im Web und als mobile Applikation. Dies gilt für iOS-Geräte ebenso, wie für Android-Handys oder -Tablets, somit ist der mobile Zugriff von unterwegs auch jederzeit möglich. Alles in allem hat sich Planner auch bei der Dinotronic AG durch die Visualisierung der Aufgaben, die Integration mit den anderen Microsoft-Apps und die einfache Bedienung zum beliebten Tool entwickelt.  

Welche Tools haben Sie gerade im Einsatz? Haben Sie Fragen zu Microsoft Planner oder zu Office 365? Wenden Sie sich bitte an das Dinotronic-Vertriebsteam, wenn Sie weitere Informationen oder eine Demo wünschen. 

 

Wir zeigen Ihnen Möglichkeiten auf, wie Sie Planner für Ihr Unternehmen nutzen können: 

So geht's: Nachdem Sie Ihren ersten Plan erstellt haben (oberer linker Fensterbereich: + Neuer Plan), können Sie auch Unterkategorien erstellen. Diese enthalten verschiedene Aufgaben in Ihrem Projekt. Wenn Sie in einem Team arbeiten, chatten Sie mit Ihren Teammitgliedern, was für Ihr Projektteam am meisten Sinn macht, welche Buckets/Spalten erforderlich sind um den gewünschten Projektprozess abzubilden. 

 


Verwalten und visualisieren Sie Ihre Aufgaben: Überblick und Tipps zu Best Practices 

Office 365 Planner ist eine benutzerfreundliche und visuell basierte Lösung, um Teamarbeit zu organisieren. Mit Planner können Sie für Ihre Projekt-Teams problemlos neue Pläne erstellen und sogar Vorlagen speichern, Aufgaben organisieren und zuweisen, Dateien freigeben, über den aktuellen Projektstatus chatten und sich über den Fortschritt informieren. 


1. Aufgaben an Personen zuweisen 

Weisen Sie einem Task einen Aufgabenbesitzer zu, damit dieser in das Gesamtprojektbild aufgenommen wird. Eine schnelle Möglichkeit eine Aufgabe zuzuweisen besteht darin, den Namen oder E-Mail-Adresse eines Teammitgliedes in das Suchfeld einzugeben. Im Projektvorgang kann der Aufgabenbesitzer jederzeit entfernt oder geändert werden.  

 

2. Priorisieren Sie Ihre Aufgaben in Buckets  

Sie können Buckets verwenden um Aufgaben zu organisieren, zu thematisieren und aufzuteilen (z.B. nach Projektphasen, Priorität oder nach Ihren individuellen Bedürfnissen). Wenn Sie die Anzahl der Buckets gering halten, kann es einfacher sein, den Überblick zu behalten, welche Aufgaben sofort erledigt werden müssen. 

  

3. Beschreibung einer Aufgabe 

Formulieren Sie eine Aufgabenstellung, so können Teammitglieder anhand eines kurzen Briefings immer nachvollziehen, welche Schritte zu tun sind.  

 

4. Checklisten für Unteraufgaben erstellen 

Wenn Sie mit der Planung einer Aufgabe beginnen, kann es sinnvoll sein, zusätzliche Unteraufgaben in Form einer To-Do-Liste zu erstellen. Nach Erledigung kann eine Unteraufgabe unabhängig von den anderen Aufgaben in der Prüfliste als abgeschlossen markiert werden. 

 

5. Nutzen Sie die Dateianhang-Funktion 

Sie können Dateien anhängen, die von Ihrem Desktop oder OneDrive hochgeladen wurden, oder Sie integrieren sogar URLs. Das hilft Ihren Teammitgliedern, die für das Projekt benötigten Informationen sofort zu finden. 

Optionen für das verwenden oder hochladen einer Anlage 

  • Datei: Dokument oder Dateien, die Sie von ihrem Computer hochladen können. 
  • Link: Fügen Sie eine URL ein um diesen in Planner anzeigen zu lassen.  
  • SharePoint: Auswählen von Dateien, die bereits in der SharePoint-Dokumentbibliothek mit dem Plan verknüpft sind. 

 

6. Kommentieren von Aufgaben 

Während Sie Ihren Plan bearbeiten, haben Sie möglicherweise Fragen an die Personen, die an einem Task arbeiten. Wenn Sie einen Kommentar hinzufügen möchten, verwenden Sie das Kommentarfeld, um die Themen mit Ihrem Team zu besprechen.  

 

7. Bearbeitungsstatus  

In Planner ist es einfach den Aufgabenfortschritt abzubilden und nachzuverfolgen.  

Aufgaben können einen der folgenden Status aufweisen: 

  • Nicht begonnen     
  • In Bearbeitung 
  • Erledigt 

Abgeschlossene Aufgaben werden ausgeblendet und wandern sofort in den untersten Bereich eines Buckets / Spalte. Scrollen Sie nach unten, und wählen Sie «Erledigte Aufgaben anzeigen» aus, um die beendeten Aufgaben erneut einzusehen. 

 

9. Erstellen Sie Regeln für farbliche Labels 

Wenn Ihr Plan umfangreicher wird, ist es hilfreich, farbliche Etiketten zu verwenden, damit Sie bestimmte Aufgaben schnell erkennen können. Die Farbkodierung Ihrer Etiketten ist zu verwenden - wenn Aufgabeninhaber, Prioritäten oder Typen gegeben sind. Es stehen insgesamt 6 farbliche Labels zur Verfügung, diese können nach ihren Anforderungen umbenannt werden.  

 

10. und 11. Wenden Sie das Start- und Fälligkeitsdatum und die Kalenderfunktion an 

Dies ist eine tolle Möglichkeit, um die Fristen einzuhalten und den Gesamtzeitplan zu verfolgen. Es gibt auch eine mobile Planner-App, mit der Sie den Planner-Kalender mit Outlook synchronisieren können und somit einen mobilen Zugriff auf Ihren gewünschten Kalender erhalten. 

Durch das Bestimmen von Start / Ende und Status für die Aufgabe wird der Aufgabenbesitzer darauf aufmerksam gemacht, wenn eine Aufgabe überfällig ist. Der Aufgabeninhaber wird per sofort über Eine Outlook-Benachrichtigung informiert, sodass keine Deadline entgeht. 

 

12. Hinzufügen einer Vorschau  

In Planner können Sie sich jede Aufgabe mit einem Vorschaubild auf dem Board anzeigen lassen. So haben Sie einen visuellen Überblick über Ihre Aufgaben. Es können beispielsweise eine Office-Datei, ein PDF-Dokument, ein Foto, ein Link, eine Checkliste oder Beschreibungstext verwendet werden.  

Um eine Datei, Link, Checkliste oder Beschreibung als Vorschau hinzuzufügen, klicken Sie auf das Kästchen neben dem Element «auf Karte anzeigen». 

 

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