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Digitale und automatisierte Erfassung von Spesen mit Microsoft PowerApps

Avatar of dinotronicdinotronic - 31. Oktober 2019 - Trends, Cloud

Es ist kein Geheimnis, dass in den meisten mittelständischen Unternehmen die Spesenabrechnung nicht gerade zu den beliebtesten Aufgaben gehört und oft einen hohen administrativen Aufwand in der Rückerstattung verursacht. Damit sehen sich vor allem Dienstleister konfrontiert, welche Personal im Aussendienst beschäftigen, wo viele Kilometer gefahren werden oder regelmässig Geschäftsessen mit Kunden stattfinden. Dinotronic kann Ihre Abläufe in den internen Geschäftsprozessen optimieren und dabei helfen die Zettelwirtschaft für immer hinter sich zu lassen: Alles zentral und smart in einer App gebündelt. Dank umfangreicher Funktionen für Mitarbeitende und für Vorgesetzte deckt die Spesen App die Bedürfnisse aller Beteiligten im Team optimal ab. Eine effiziente Erfassung jederzeit von Mobilgeräten oder Desktop. 
 


Spesenrückerstattung: Von Pontius zu Pilatus 

Die Einreichung von Spesenabrechnungen und die Verwaltung des Genehmigungsprozesses erweist sich oft als zeitaufwendig, insbesondere wenn es sich um eine Flut von E-Mails, gescannten Dokumenten und Papierbelegen handelt. Mitarbeiter erfassen ihre Spesen in einem Excel-File, drucken das Formular aus und heften alle möglichen Quittungsbelege kreuz und queer an, um anschliessend den gesamten Papierstapel für eine Spesenabrechnung einzureichen. Zuerst muss die Abteilungsleitung alle Belege kontrollieren und freigeben, danach wird von der Finanzabteilung erneut geprüft und kontiert. Das Zusammenführen der Belege und der schon auf dem Projekt gebuchten Spesen ist ein aufwändiges Unterfangen. Die Finanzbuchhaltung muss abchecken, ob für jeden Speseneintrag auf dem Projekt auch ein dazugehöriger Papierbeleg vorhanden ist. So kommt es dennoch oft vor, dass Mitarbeiter den Überblick verlieren, ob mit Bargeld oder der Firmenkreditkarte bezahlt wurde. Belege gehen hin und wieder verloren oder werden vertauscht, es kommt zu Rückfragen. So beginnt die Freigabeschlaufe im physischen Ablagefach wieder von Neuem. E-Mails werden hin und her gesendet, um die fehlenden Informationen zusammenzutragen. Unternehmen mit mehreren Standorten haben eine zentrale Buchhaltung, so sind Mitarbeiter dazu angehalten die Papierbelege per Post zu übermitteln. Also ein Dilemma im Freigabeprozess für beide Parteien, Mitarbeiter als auch die Finanzabteilung sind in diesen Situationen sehr gefordert und müssen stets improvisieren.  

So oder so ähnlich ist der typische Ablauf einer Spesenrückerstattung in einem mittelständischen Unternehmen. Hierfür werden vielfach Ressourcen eingebunden und verursachen einen grossen Zeitaufwand. 
 

Ein guter Schritt in Richtung Digitalisierung für Ihr Unternehmen 

Mit der praktischen Spesen App steht Ihnen das mobile Büro von überall zu jeder Zeit auf dem Smartphone oder Tablet zur Verfügung. Quittungsbelege werden mit der Smartphone Kamera sofort an Ort und Stelle fotografiert. Direkt beim Erfassen einer Position in der Applikation, kann das passende Belegfoto hinzugefügt werden. Eingereichte Anträge werden im Dashboard mit den aktuellen Zahlen der Buchungsbelege angezeigt. Für den Vorgesetzten als auch für die Buchhaltung ist sofort ersichtlich, welcher Papierbeleg zu welchem Speseneintrag gehört. Und sollte es Fragen zu Belegen geben, dann hat die App auch eine integrierte Kommentar-Funktion. 


Was sind die grössten Vorteile einer digitalisierten Spesenfreigabe? 

Ein grosser Vorteil dieser Spesen App ist, dass allen Beteiligten, vom Mitarbeiter bis hin zur Finanzbuchhaltung, eine effiziente und benutzerfreundliche Erfassung und Freigabe von Spesen ermöglicht wird. Prozessprobleme werden mit intuitiven Diensten wie Power Apps und Microsoft Flow gelöst.  

Es ermöglicht den Benutzern, Einzelposten bei anfallenden Einzelkosten zusammenzufassen und zur Genehmigung einzureichen, wenn sie bereit sind. Sie können die App mühelos für ein beliebiges Gerät und ihren Teammitgliedern oder auch dem ganzen Unternehmen freigeben. 

  • Mobil, zeit- und ortsunabhängig 

  • Belege werden mit dem Smartphone fotografiert 

  • Buchhaltung kontrolliert die Spesen in einem Workflow und gibt diese frei 

  • Geringster Entwicklungs- und Kostenaufwand  

  • Nahtlose Integration in die Microsoft Office365 Umgebung 

  • Serviceorientierte Apps für Ihre Mitarbeitenden  

  • Ansprechendes und visuell übersichtliches App-Layout 

  • Kann mit Android-, iOS- und Windows-Geräten verwendet werden 


Sie möchten herausfinden, ob die digitale Spesenerfassung für Ihr Unternehmen in Frage kommt oder haben Sie eine konkrete Idee für eine massgeschneiderte App zur Entlastung in Ihrem Unternehmen? Dann vereinbaren Sie einen Beratungstermin oder melden Sie sich zu einem unserer beliebten Digital Transformation Workshops an.

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